Séparer le repère de la référence technique
Utilisez des identifiants neutres pour les jeux et gardez les références du système dans un document distinct. Identifiez les accès que chaque clé doit ouvrir et les personnes habilitées à la recevoir. Limitez la diffusion du registre et des documents de reproduction aux interlocuteurs qui en ont effectivement besoin.
Documenter les remises et les restitutions
Notez la date, le destinataire et le cadre de la remise. Prévoyez une procédure de restitution pour un prestataire ou une mission temporaire. Une liste devient peu utile si les mouvements ne sont pas suivis. Le nombre de doubles commandés doit pouvoir être rapproché des jeux attribués et de la réserve maîtrisée.
Votre demande à Lyon
Précisez la fermeture, les clés disponibles et les conditions d’arrivée. Faites confirmer le délai, les travaux possibles et le devis.
Traiter une perte comme un événement d’accès
Recueillez les circonstances sans demander uniquement un nouveau double. Avec le gestionnaire et le professionnel, examinez les accès concernés et les mesures envisageables selon le système. Mettez ensuite les documents à jour. L’organisation doit rester utilisable par la personne qui prendra le relais de la gestion.
Les informations à garder à portée de main
- Identifiants neutres des jeux.
- Responsables habilités et dates de remise.
- Documents techniques conservés séparément.