Reconstituer les droits d’accès existants
Un local à vélos, une réserve et un accès technique ne concernent pas nécessairement les mêmes personnes. Listez les utilisateurs autorisés et les clés encore en service. Recherchez les documents d’un éventuel organigramme. Un remplacement isolé peut compliquer un système commun s’il est décidé sans cette vue d’ensemble.
Définir le périmètre de la commande
Le responsable du bâtiment doit pouvoir expliquer ce qui doit être conservé et ce qui doit évoluer. Faites préciser les références, les clés fournies et les éventuelles commandes à prévoir. Signalez l’état de la porte et du cadre. Une difficulté de fermeture ne relève pas automatiquement du seul cylindre.
Votre demande à Lyon
Précisez la fermeture, les clés disponibles et les conditions d’arrivée. Faites confirmer le délai, les travaux possibles et le devis.
Organiser la bascule des utilisateurs
Prévoyez la remise des nouveaux jeux et la restitution des anciens selon l’organisation du lieu. Informez les utilisateurs du changement et de la personne à contacter en cas de difficulté. À la réception, testez chaque accès concerné et mettez les documents du système à jour, dans un emplacement réservé aux personnes habilitées.
Les informations à garder à portée de main
- Liste des accès et des utilisateurs.
- Documents du système de clés.
- Planning de remise des nouveaux jeux.